Webisoft Technologie Inc. MVP de gestion automatisée des recevables

Portée

MVP de gestion automatisée des recevables

Livrer une première version fonctionnelle de l'outil de relance des comptes recevables, utilisable en conditions réelles par un groupe restreint d'associés.

Préparé par:
Phil Therien, Webisoft Technologie Inc.
Groupe pilote:
Dominique, Andree-Anne, Jean-Maxim
Comptes recevables
Tableau de bord
Boîtes courriel

01

Objectif

Livrer une première version fonctionnelle de l'outil de relance des comptes recevables, utilisable en conditions réelles par un groupe restreint d'associés.

L'objectif est de démontrer la valeur sur des dossiers réels et de produire les données de résultats qui serviront à la décision de déploiement au cabinet.

02

Portée du MVP

2.1

Comptes et accès

  • De 1 à 5 comptes utilisateurs
  • Cloisonnement des dossiers par avocat responsable
  • Journalisation des envois et des actions
2.2

Connexion aux boîtes courriel

  • Connexion du tableau de bord à la boîte courriel de chaque utilisateur
  • Les courriels de relance sont générés et envoyés depuis la boîte personnelle de l'avocat responsable, et non depuis une adresse générique
2.3

Connexion aux comptes recevables

  • Connexion au système comptable ou de facturation du cabinet, en lecture seule
  • Aucune écriture vers le système source
  • Import des factures ouvertes, des montants, des échéances et des clients rattachés
2.4

Tableau de bord

  • Affichage des comptes en retard
  • Statistiques générales en en-tête: total en souffrance, répartition par tranche d'âge, montant relancé, montant perçu
  • Clic sur un compte pour accéder au détail des factures individuelles
  • Filtres par date, montant et autres critères convenus au démarrage
2.5

Rédaction assistée des relances

  • Génération automatique d'un brouillon de courriel par compte ou par facture, soumis à la révision de l'avocat
  • Fenêtre de révision permettant:
  • L'édition manuelle libre du texte
  • Des cases à cocher pour les inclusions: lien de paiement, proposition d'entente, lien de prise de rendez-vous
  • Des curseurs de ton et de fermeté
  • Prévisualisation avant envoi
2.6

Envoi programmé

  • Possibilité de configurer l'envoi automatique des relances selon les paramètres retenus par l'avocat
  • Suspension ou exclusion d'un dossier de la relance automatique

Prototype interactif

Tableau de bord des recevables

Données entièrement fictives pour la démonstration.

Cabinet pilote, Montréal

Comptes en souffrance

Âge des comptesRépartition du solde
Comptes en retard
ClientAvocat responsableSolde dûFacture la plus ancienneDernière relanceStatut

03

Hypothèses

Les hypothèses suivantes sous-tendent la portée et l'investissement présentés. Toute hypothèse qui ne se vérifie pas au démarrage peut avoir un effet sur l'échéancier et sur le prix, et sera signalée avant que du travail additionnel ne soit engagé.

Système comptable et recevables
  • Le système en place expose ses données de comptes recevables par une interface documentée, un accès en lecture, ou un export automatisé dans un format stable
  • Aucun frais de licence, de module ou d'accès n'est exigé par le fournisseur du système pour permettre cette lecture
  • Un contact technique du cabinet est disponible pour l'accès et les questions de format
  • Il s'agit du poste le plus susceptible d'affecter le prix. L'écart entre un système ouvert et un système fermé est significatif.
Messagerie
  • Les boîtes courriel du groupe pilote sont hébergées sur Microsoft 365 ou Google Workspace
  • L'administrateur du cabinet autorise la connexion de l'application aux boîtes des utilisateurs pilotes
Paiement
  • Le cabinet dispose déjà d'un compte marchand ou d'un fournisseur de paiement permettant la génération de liens de paiement
  • L'ouverture ou la migration d'un compte marchand n'est pas incluse
Données et format
  • Un seul format de fichier ou une seule source de données est traité
  • Les données reçues sont suffisamment propres pour être exploitées sans travail de nettoyage significatif
  • La correspondance entre les clients du système comptable et les destinataires de relance est directe et sans ambiguïté
Langue et gabarits
  • Les gabarits de relance sont produits en français et en anglais, sur un nombre de variantes convenu au démarrage
Participation du cabinet
  • Le groupe pilote est disponible pour valider les gabarits, les seuils de relance et les paramètres en cours de projet
  • Une personne est désignée pour trancher les questions de portée
Portée générale
  • Le présent document décrit la portée complète du MVP. Toute fonctionnalité additionnelle demandée en cours de réalisation fait l'objet d'une estimation distincte avant d'être entreprise.

04

Livrables

  1. 01Application web hébergée et opérationnelle
  2. 02Connexion aux boîtes courriel du groupe pilote
  3. 03Connexion en lecture au système de comptes recevables
  4. 04Tableau de bord, filtres et vues de détail
  5. 05Moteur de rédaction assistée et fenêtre de révision
  6. 06Envoi programmé
  7. 07Documentation utilisateur et séance de formation
  8. 08Période de support et d'ajustement suivant la mise en service

05

Investissement

Prototype fonctionnel

15 000 $ CADÀ prix fixe, sous réserve des hypothèses énoncées à la section 3.

MVP peaufiné

À définir ultérieurement

Application prête pour la production

À définir ultérieurementDéploiement à l'ensemble du cabinet

Frais récurrents:

Couvrant l'hébergement, les coûts d'infrastructure et d'IA, le maintien des connexions et le support courant.

L'extension au reste du cabinet et les fonctionnalités hors portée font l'objet d'une proposition distincte une fois les résultats du pilote mesurés.